Un informe oral para que sea eficaz ha de reunir los requisitos siguientes:
Claridad: para que una exposición sea clara, las ideas deben ser claras. La claridad del lenguaje se obtiene a través de la adecuada construcción de las frases, y también por el uso certero de las palabras. La propiedad es el uso de los términos es el empleo de aquellos que expresen justamente la idea. Debe evitarse las aproximaciones y ha de tenerse cautela con los sinónimos aparentes. Esta cualidad del informe, que es en buena parte el resultado de una organización eficaz, se logra mediante la observación de las siguientes reglas:
- Limitar la información a cuatro o cinco ideas esenciales.
- Establecer la relación existente entre diversos puntos presentados, mediante una adecuada coordinación de los mismos.
- Desarrollar la charla siguiendo un esquema elaborado previamente con el mayor cuidado.
- Hacer una adecuada selección y empleo de los materiales de apoyo.
Concreción: el nivel de concreción del lenguaje ha de ajustarse al lector del escrito, procurando seleccionar los términos más relacionado con su experiencia, formación o estilo; la concreción del lenguaje se mejora cuando, además de la adecuada construcción de las frases y la selección de los términos, se complementa con cifras, ejemplos o datos precisos. Los hechos deben contener nombres, referencias de lugares y experiencias que refuercen los hechos.
En la presentación de los hechos ha de tenerse en cuenta:
- No multiplicar los detalles y presentar estadísticas en números redondos, evitando las cantidades complicadas que puedan producir confusión.
- Apoyar los hechos, siempre que sea posible, con gráficas, planos, mapas o cualquier otro tipo de ayuda visual.
Asociación de ideas: para que los receptores asimilen mejor los hechos que se le presentan, debe establecerse una conexión entre lo nuevo que se plantea y lo ya conocido, es decir, lo que resulta familiar para los oyentes.
Características Básicas
Básicamente un informe oral debe reunir las características siguientes:
- Objetividad: el emisor o informante dice lo que sabe y lo que ha visto, pero no se pronuncia ni emite ningún juicio de valor, de modo que los receptores no saben cuál es la opinión que le merecen al que habla los hechos sobre los que informe. La exposición se hace más bien en tono aséptico, sin que haya por parte del informante ningún intento de definición personal.
- Cuentan solo los hechos y no las opiniones: a menos que el que informa distinga bien y explícitamente cuando afirma y cuando opina por su cuenta respecto de lo que afirma, en el informe cuentan sobre todo los hechos y no deben contar las opiniones.
- Presentar, no convencer: El que informa no pretende influir mínimamente en el ánimo de los que le escuchan, sino simplemente hacerles llegar unos datos que él ha descubierto o recogido. Otra cosa es que esos datos tengan es si mismos una elocuencia y un significado que haga innecesaria toda ponderación y que por eso mismo produzcan un efecto, del signo que sea, en la voluntad de quienes los reciben sin haber sido influenciados por el informante y sin que este los haya intentado en los absoluto.
Consta generalmente de tres partes:
- Introducción: que abarca el tema y comprende el fin de la discusión, suscita el interés y constituye la base necesaria para entrar en el examen analítico de los hechos. Este tiene como propósito estimular el interés del oyente, puede incluir un sumario de los temas que se van a tratar. Además se definen o aclaran los términos nuevos o desconocidos que se van a utilizar.
- Cuerpo de la discusión: que es la ordenada exposición de los hechos, apoyada en ejemplos seleccionados para ilustrar la información. Es la médula del informe. Se llega a ésta una vez se ha logrado despertar el interés del oyente. Es la exposición en sí.
- Conclusión: que es el breve resumen bien meditado y elaborado, mediante el cual se confirma el tema, se reúne y coordina el material presentado y se muestra que el objetivo ha sido, o puede ser alcanzado. Comprende un resumen de las ideas básicas presentadas y tiene como propósito grabar en la mente del oyente las ideas presentadas.
El proceso de concluir una reunión incluye tres fases:
•Preparar al grupo para la conclusión
•Resumir las resoluciones y las los puntos de vistas más resaltantes de la exposición
•Manifestar el agradecimiento por el trabajo realizado.
FORMA ESCRITA
Presentación escrita: Elementos estéticos y elementos formales.
Elementos estéticos.
Corresponde a la forma agradable que debe exhibir un documento (selección de tipos, estilo y tamaño apropiados para diferentes partes del texto), adecuada separación entre apartados, respecto de márgenes superiores inferiores y derecho izquierdo, ilustraciones, sin tachaduras ni enmiendas, fotografías impresas en papel de calidad y todo lo que favorezca la parte estético de la presentación.
Elementos formales.
Titulación Autor (s)
Citas bibliográficas
Notas al pie de página
Ilustraciones (figuras, gráficos, cuadros, tablas, fotografías, planos, otros)
Índice
Bibliografía
Anexos
Elementos Estructurales
Cualquiera sea el tipo de documento su estructura consta de seis elementos:
1. Portada:
Es la parte principal de un documento, en ella se pone el título del tema, el autor, fecha, etc.
2.Índice:
Es la relación detallada de los temas, subtemas, aspectos o partes que integran el contenido de la obra. Guarda el orden de aparición de los temas, marcado con el número de página en donde se encuentra. El índice es una guía para el lector que desea localizar fácilmente la información
3. Introducción:
Consiste en una descripción concisa y clara del estado actual del tema tratado que provee la justificación para la investigación del mismo. Debe explicar cuál es el progreso que el trabajo supone sobre el conocimiento que se tiene hasta el momento. Debe motivar el interés del lector.
4. Cuerpo:
Se desarrolla en forma ordenada una serie de apartados que debe permitir al lector no solo entrever que es lo que se hizo, sino también, facilitar la manera de repetir las experiencias para proveer una verificación independiente de la veracidad de los resultados.
5. Conclusiones:
Son proposiciones que se deducen de la evaluación de los resultados. Además debe consignarse en qué medida ellos contribuyen una explicación de los hechos investigados. En muchas oportunidades también ofrecen la posibilidad de generalizaciones.
6. Biografías:
Son las fuentes de sonde fue investigado nuestro tema.
Presentación del documento:
•Todo documento debe elaborarse en hojas tamaño carta.
•Se debe utilizar el tipo de letra arial, tamaño 12.
•La separación entre las líneas de un párrafo debe hacerse a 1.5
•La separación entre párrafos y entre título y texto se hará doblando la separación de líneas, es decir, con doble enter.
•No se debe subrayar.
•Se recomienda no usar sangría. Es conveniente aclarar, en este punto, que la Ortografía de la lengua española se presenta con sangría de tres espacios, aunque exista separación de párrafos. Sin embargo, para los informes de la Universidad de Medellín se sugiere no utilizar la sangría.
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